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AVIS DE RECRUTEMENT RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIFS Référence : PL-G-003/PIIA/ADMIN/FY20

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Plan International Guinée lance par le présent avis un appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Responsable des Services Administratifs

Date: 02-Aug-2019

Location: Conakry, C, GN

Company: Plan International

Plan International est une organisation indépendante de développement et d’aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.


En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s’attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits de l’enfant depuis la naissance jusqu’à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

role PURPOSE

Assister le PIIAM et les équipes du PIIA dans la planification et la coordination de l’application des procédures administratives, des systèmes et des ressources humaines. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles.

Dimensions of the Role

  • Participe à la gestion du budget annuel de chaque année fiscale
  • Conseille et appui le PIIAM sur toutes les questions et activités liées à la gestion administrative, des systèmes et des ressources humaines du PIIA
  • Supervise les chauffeurs, les agents de sécurité et de nettoyage et a des relations fonctionnelles avec l’assistant de gestion administrative de l’antenne de Guéckédou/N’Zérékoré
  • Elabore et met en œuvre un programme de renforcement des capacités des CDL, des OCBs et autres partenaires dans la gestion administrative.
  • S’occupe de la communication interne et externe du PIIA afin d’assurer une bonne diffusion de l’information
  • Exerce ses activités sur toute l’étendue du PIIA.
     

Accountabilities

  • Participe à l’élaboration et au suivi du budget du PIIA.
  • Fournit aux communes et aux CDL l’assistance et les appuis techniques nécessaires y compris le renforcement des capacités, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des activités afin d’assurer la durabilité des actions du programme.
  • Responsable de la préparation des consultations pour les achats décentralisés concernant le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme.
  • Gère les fournitures de bureau de façon à éviter des situations de ruptures qui pourrait retarder certaines activités des programmes et produit un rapport trimestriel de mouvements des stocks.
  • Responsable de la gestion de toutes les immobilisations du PIIA et la mise à jour du registre et carte d’inventaire.
  • Responsable de l’utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du PIIA notamment : les photocopieurs, scanneurs, relieurs, imprimantes, téléphones etc.
  • Responsable de l’entretien et la sécurité des locaux.
  • Responsable du suivi budgétaire des dépenses liées à la maintenance du patrimoine immobilier  (Electricité, eau, gardiennage, etc.) et de la rationalisation des coûts opérationnels.
  • Gère le parc moto/auto (Meilleure gestion du parc pour planifier et faciliter les déplacements des équipes dans l’exercice de leur fonction/ Meilleure prise en compte des frais de réparation et autres lies au fonctionnement des motos et autos).
  • Produit des rapports mensuels de gestion du parc auto et moto et autres équipements.
  • Prépare les programmes hebdomadaires d’utilisation des véhicules en collaboration avec les chauffeurs.
  • Responsable de la gestion du carburant (suivi de consommation en carburant des véhicules et groupes électrogènes).
  • Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application des dispositions contractuelles afin de, protéger les intérêts de l’organisation).
  • Responsable de la tenue de la petite caisse.
  • Responsable de la saisie de bon de commande et des MIGO dans SAP.
  • Contrôle les liasses des pièces justificatives des CDL et partenaires (demande de paiement, facture, marchés, bon de commande) et les achats au niveau du PIIA (Réquisition, RFQ, Facture Pro-forma, Bon de Commande)
  • Fournit des services de secrétariat notamment la gestion des visiteurs et appels téléphoniques, le traitement de texte, la tenue des agendas, la préparation des correspondances officielles, des contrats, le classement et de l’archivage.
  • Responsable de l’organisation d’évènements spéciaux, des réunions de personnel et des ateliers et prépare les comptes rendus.
  • Responsable de la vulgarisation et du respect des procédures d’achat et de la logistique
  • Responsable de la tenue des dossiers de présence (suivi remplissage timesheet), de congé et d’absence attribuable à la maladie, et préparer les rapports conformément aux instructions du directeur des ressources humaines.
  • S’assurer que les politiques globales de sauvegarde des enfants et jeunes, d’égalité des sexes et d’inclusion (GEI) de Plan International soient pleinement intégrées, conformément aux principes et exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes s’appliquant à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les collaborateurs connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu des politiques et du code de conduite de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que leurs préoccupations soient rapportées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Key relationships

  • PIIAM
  • Coordinateur finances du PIIA
  • Coordonnateur du Parrainage
  • Admin Manager du CO
  • Chefs de projet
  • Chauffeurs
  • Fournisseurs et prestataires de services
  • Membres des CDL et autres partenaires
  • Volontaires communautaires
  • Agents de sécurité
  • Agents de nettoyage

Technical expertise, skills and knowledge

Essential

  • Etre titulaire d’un Diplôme Universitaire (Bac+3 au moins) en Administration, Logistique, Comptabilité, Finance ou tout domaine équivalent ;
  • Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique, des systèmes de gestion administrative et volonté d’apprendre de nouveaux systèmes/logiciels ;
  • Bonne commination en français, et grande capacité rédactionnelle ;
  • Avoir l’esprit d’équipe.

Desirable

  • Connaissance de l’anglais ;

Démonstration d’une expérience suffisante et pertinente dans une fonction similaire

Plan International est une Organisation qui prône l’égal accès à l’emploi, une politique de Tolérance Zéro à la fraude et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et l’équité du genre ; les procédures de recrutement reflètent ces valeurs.  
Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Plan a adopté des politiques de protection de l’enfant et de l’équité du genre qui font partie intégrante de ses  procédures de recrutement.

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