Avis de recrutement d’un(e) spécialiste en passation des marchés pour le projet du CEMS/ISMGB
République de Guinée
Travail- Justice- Solidarité
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
INSTITUT SUPERIEUR DES MINES ET GEOLOGIE DE BOKE
Centre Emergent Mines et Société (CEMS)
AVIS DE RECRUTEMENT D’UN(E) SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES POUR LE PROJET DU CEMS/ISMGB
TERMES DE REFERENCE :
RECRUTEMENT D’UN(E) SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Février 2020
- CONTEXTE
Le Projet du Centre Emergent Mines et Société (CEMS) est initié par la Banque Mondiale sur proposition du gouvernement guinéen.
L’objectif principal du « Projet de Centres d’Excellence Africains » est de promouvoir la spécialisation régionale entre les universités africaines participantes dans des domaines devant permettre de relever des défis régionaux et de renforcer les capacités de ces universités à offrir une formation de qualité et une recherche appliquée.
Le projet CEMS s’articule autour de quatre principaux indicateurs de performance qui sont :
- la spécialisation régionale approuvée et le niveau de préparation institutionnelle ;
- l’excellence dans l’éducation, la capacité de recherche et l’impact sur le développement ;
- la gestion financière en temps opportun, la transparence et la revue au niveau institutionnel ;
- la passation des marchés en temps opportun et auditée.
Le CEMS est un projet bâti sur l’approche P4R avec pour principe, les décaissements basés sur la réalisation des résultats liés aux indicateurs de performance.
Pour accélérer les processus de mise en œuvre d’une telle approche et après des échanges avec la Banque Mondiale, La Directrice Générale de l’Institut Supérieur des Mines et Géologie de Boké (ISMGB), Présidente du Conseil de l’Institut lance cet appel à candidature pour le recrutement d’un Responsable de Passation de Marché (RPM).
- DESCRIPTION DES TÂCHES
Sous l’autorité du Coordonnateur du projet, le (la) Spécialiste Passation des Marchés (SPM) sera responsable de :
- Mettre sur pied la fonction de passation des marchés et en assurer le contrôle qualité ;
- Mettre en place les instruments de base de la passation de marchés (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés conforme aux exigences du manuel d’exécution du projet ;
- Mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;
- Développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;
- Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement.
- NATURE ET ETENDUE DES SERVICES
Sous la supervision générale du Coordinateur du projet, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés
- Participera à la mise à jour de la stratégie de passation des marchés (PPSD) du projet ;
- Sera responsable de la mise en place d’un système de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés par le biais du nouvel outil dénommé STEP[1], (ii) le suivi de l’avancement de la mise en œuvre des activités, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés ;
- Sera responsable de l’ensemble du processus de passation des marches du projet, et plus précisément de ce qui suit :
- En ce qui concerne la préparation des documents d’appels d’offres :
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et les demandes de propositions et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires dans un premier temps des administrations nationales et ensuite du bailleur de fonds selon les dispositions prévues dans les accords de Don/Prêt.
- Préparer les dossiers de pré-qualification ou sélection initiale de travaux, fournitures et services autres que services de consultants;
- Préparer les dossiers de présélection des cabinets ou consultants individuels pour les services de consultants;
- S’assurer que les dossiers ont reçu les approbations nécessaires (au niveau national et auprès du bailleur de fonds) selon les seuils convenus dans les accords de Don/Prêt.
- En ce qui concerne la passation de marchés :
- Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d’intérêt pour recevoir les expressions d’intérêts pour les services de consultant, les avis de présélection et les avis spécifiques d’appels d’offres de travaux et de fournitures ;
- Assurer en plus des avis ci-dessus la plus large publicité en faisant publier si nécessaire des avis dans des revues spécialisées, dans le Business Développement et si nécessaire, en les communiquant aux représentations diplomatiques installées dans le pays ;
- Veiller à l’inscription à l’ordre du jour des commissions de passation des marches les étapes du processus d’évaluation des offres ou propositions (ouvertures des plis évaluations et attributions) ;
- Veiller au respect de la confidentialité dans les travaux d’évaluation des offres, candidatures et/ou propositions, s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des services compétents de l’administration d’une part et du bailleur de fonds d’autre part ;
- Préparer les marchés/contrats et veiller à ce qu’ils soient signés, approuvés, visés, enregistrés et notifiés selon les procédures prévues et dans les meilleurs délais ;
- S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires par la publication des résultats des attributions des marchés, conformément aux dispositions du Règlement de Passation des Marches pour les Emprunteurs de la Banque mondiale de juillet 2016, révisé en novembre 2017 et Août 2018.
- En ce qui concerne la connaissance du contexte local en matière d’offres :
- Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection ;
- Tenir un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;
- Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires (pour fournitures courantes et équipements) les plus usuels.
- En ce qui concerne l’exécution des marchés :
- Assister le Coordonnateur du centre CEMS dans la gestion des contrats en vue du respect des clauses contractuelles ;
- Veiller à ce que les engagements sur marchés soient systématiquement communiqués aux Chefs de Composantes et aux comptables ;
- Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
- Organiser les commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s’assurer que ces biens et services sont conformes aux spécifications des marchés ;
- Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
- Prendre les mesures nécessaires pour que les services soient rendus dans les délais prévus et de manière efficace ;
- En ce qui concerne le respect des accords avec les bailleurs de fonds :
- Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec les bailleurs soient respectées à tous les stades du processus de passation des marches.
- En ce qui concerne l’utilisation des biens acquis :
- En collaboration avec le Responsable Administratif et Financier et les comptables, participer à l’élaboration et à la tenue à jour des rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements mis à la disposition des diverses composantes ;
- Tenir à jour les registres des immobilisations en accord avec le RAF.
- En ce qui concerne les rapports périodiques :
Le SPM remettra au Coordonnateur un rapport d’activités à chaque trimestre, à chaque fin d’année, et des rapports spécifiques à l’occasion des missions de supervision de la Banque.
- Il (elle) devra mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de l’IDA.
- INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés : Revoir les cas à évoquer pour le conflit d’intérêts en se basant sur les textes (Règlement de Passation des Marches de la Banque ou Code des Marches) ou bien supprimer cette section.
- ROLE DE CONSEIL AUPRES DU COORDINATEUR DU PROJET
Dans sa mission au sein de l’équipe, le (la) SPM apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :
- La phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
- L’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
- La réponse aux commentaires de la Banque et de tout autre bailleur de fonds ;
- Les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne ;
- L’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ; et
- L’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat.
- OBLIGATIONS DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Le (la) Spécialiste en Passation des Marchés signera un contrat de performance avec la coordination du projet afin d’assurer en temps voulu (i) la production régulière des mises à jour du plan de passation des marchés du projet, (iii) le rapport d’activités mensuel, (iii) la qualité des dossiers de passation des marches, y compris ceux soumis à l’avis de non objection de la Banque, et (iv) le classement et la tenue à jour des documents devant servir de support aux revues a posteriori des marchés (PPRs) passés qu’effectuera la Banque.
En ce qui concerne les rapports périodiques :
Le SPM remettra au Coordonnateur un rapport d’activités à la fin de chaque trimestre, à la fin de chaque année, et des rapports spécifiques à l’occasion des missions de supervision de la Banque.
Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l’IDA et comportera au minimum les informations sur les marchés requises dans le rapport administratif et financier (RAF) du projet.
- EVALUATION ANNUELLE ET CRITERES DE PERFORMANCE
Les performances du SPM du projet seront évaluées annuellement par le Coordonnateur du projet, sur la base d’un contrat de performance. Les critères d’évaluation seront définis de commun accord entre le SPM, le Coordonnateur du CEMS et l’IDA. Les résultats de l’évaluation seront partagés avec le Gouvernement et soumis à la non objection de l’IDA.
- QUALIFICATIONS REQUISES ET EXPERIENCES
Le candidat doit :
- Disposer d’un diplôme minimum (BAC + 4) en Passation de marchés, Ingénierie, Droit des affaires, Droit Public, Economie ou Gestion, ou tout diplôme équivalent. Avoir une formation Spéciale en procédures de Passation des Marches serait un atout.
- Avoir une solide expérience d’au moins cinq (5) ans en Passation des marches dont : (i) au moins trois (3) ans en qualité de Spécialiste en Passation de Marchés, sur un projet finance par les Banques ou Institutions multilatérales de développement ou (ii) quatre (4) ans au moins en tant qu’Analyste Passation des Marches de projets de développement finances par les Banques ou Institutions multilatérales de développement ;
- Avoir une expérience sur les règles et procédures de la Banque Mondiale serait un atout ;
- Avoir une excellente maitrise des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation des marchés des Banques multilatérales de développement.
- Avoir une aptitude à communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues ;
- Avoir une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la Passation de marchés publics ;
- Avoir une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication) ;
- Avoir une bonne aptitude pour le travail en équipe ;
- Avoir une forte conscience professionnelle ;
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
IX METHODE DE SELECTION ET CONDITIONS D’EMPLOI :
Le SPM du projet sera sélectionné suivant les méthodes de sélection des consultants individuels définies dans le Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs de la Banque mondiale de juillet 2016 révisé en novembre 2017 et Août 2018.
Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat à négocier avec l’administration en charge du projet. Dans le cas où un candidat fonctionnaire serait retenu, il ne pourra signer son contrat de consultant sur financement de la Banque mondiale que s’il fournit l’acte de la Fonction Publique qui met fin à sa rémunération en tant que fonctionnaire de l’Etat.
- CARACTERISTIQUES DU POSTE
- Poste basé à Boké ;
- Contrat initial d’un (1) an, renouvelable sur la base de la performance jusqu’à la fin du Projet.
- Période Probatoire de 06 mois sur le contrat initial.
[1] Suivi systématique des transactions de marchés publics (STEP) de la Banque Mondiale en application depuis le 1er juillet 2016
