AVIS DE RECRUTEMENT D’UN (E)
ASSISTANT (E) DE PROGRAMME
Recrutement
d’un (e) Assistant (e) de Programme
Mission
de Jhpiego
Jhpiego, une filiale de l’Université Johns Hopkins, établit des
partenariats mondiaux et locaux pour améliorer la qualité des services de santé
pour les femmes et les familles partout dans le monde. Jhpiego est un leader
mondial dans la création d’approches novatrices et efficaces pour le
développement des ressources humaines pour la santé.
Valeurs
de Jhpiego
A Jhpiego, nous mettons en estime nos clients par notre respect,
notre réceptivité, et notre engagement à l’excellence; notre personnel et notre
réseau global de collègues apportent une diversité culturelle, une innovation,
et une richesse d’expérience mondiale ; et notre culture de travail, qui est
reflétée dans
LIEU
D’AFFECTATION : Conakry
SUPERVISEUR :
Directrice Pays
TACHES
ET RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Sous la supervision directe du Directrice P, l’Assistant(e) du
Programme contribuera à la réalisation efficiente des projets. Il/Elle
travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Finances et de
l’Administration, avec ses collègues du programme au niveau du bureau de
Conakry et au niveau régional pour la mise correcte des activités programmatiques.
Il/elle s’occupera de la préparation, de la documentation appropriée des
activités programmatiques tout en se refermant aux règles et procédure de
L’USAID d’une part et de celles de Jhpiego d’autre
part.
TACHES
SPECIFIQUES
Il/elle sera responsable de:
·
Suivre auprès de l’Administration et des Finances, toutes les
demandes (réquisition) introduites par les conseillers techniques de différents
volets des programmes en respectant toujours les délais, et en travaillant en
étroite collaboration avec la Chargée de l’Approvisionnement.
·
Suivre auprès de l’Administration et des Finances la validation
de tous les projets d’activités et les budgets introduits par les Conseillers
Techniques.
·
Appuyer l’organisation technique et logistique des ateliers,
séminaires et réunions par les Conseillers Techniques au niveau du bureau de
Conakry et au niveau des coordinations régionales, et payer les participants.
·
Avec l’appui de la Chargée de l’Approvisionnement, effectuer
l’estimation périodique des besoins en consommables des différents Conseillers,
et suivre le processus d’acquisition et procéder à leur répartition entre les
différents bureaux de coordination
·
Assurer l’archivage correct des rapports d’activité, des
documents de projet et tout autre document programmatique
·
Assister l’équipe du programme dans la préparation des Plans
d’action Opération périodique (élaboration de budget)
·
Appuyer le programme dans la transmission des documents et des
informations entre le Projet et le Ministère de la sante et les autres
partenaires de terrain
·
Contribuer au suivi de la mise en œuvre et des progrès de toutes
les activités des programmes
·
Aider à faire la collecte des données en relançant régulièrement
les différentes structures impliquées dans les programmes de Jhpiego
·
Assurer le contact régulier avec les consultants nationaux afin
de s’assurer que les ordres de mission sont reçus les rapports et les factures
sont transmis à temps et élaborer un système de suivi du processus
·
Accomplir toute autre tâche spécifique à la demande du
Superviseur.
·
Préparer les documents d’informations utilises dans les
déplacements officiels de la Directrice Pays ou l’occasion des réunions
spéciales
·
Prendre les rendez-vous et tenir à jour les emplois du temps de
la Directrice Pays
·
Aider à la réservation des hôtels et billets d’avion
·
Gérer la petite caisse du bureau
·
Suivre les documents pour les signatures au niveau de la
Direction
·
Aider dans la préparation des budgets de la revue trimestrielle
Qualifications,
compétences et aptitudes requises
·
Diplôme d’études Universitaires en Administration des Affaires,
gestion, finances ou autres qualifications en administration
·
Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine, de présence
dans un programme financé par un bailleur international
·
Excellente compétences dans la communication orale et écrites
·
Compétences dans l’utilisation de l’outil informatique y compris
les logiciels Excel, Word, PowerPoint et Outlook ainsi que l’exploitation de
l’internet pour la recherche d’information
·
Volonté d’apprendre les aspects techniques des programmes et
d’intervention
·
Capable de travailler dans un environnement complexe avec des
pressions et exigences de couts délais et pour une bonne performance
·
Capacité à maintenir la confidentialité
·
Confort avec une approche de travail en équipe et les demandes
de gérer plusieurs activités à la fois
·
Peut prendre des initiatives, organiser son propre travail et
encoure gare les autres à faire de même
·
Compétences de communication efficaces avec les cadres
supérieurs, fournisseurs, personnel technique ainsi que le personnel
Les
personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer par courrier
électronique leur CV détaillé et leur lettre de motivation à l’adresse
électronique ci-dessous en mettant en objet « DEMANDE
D’EMPLOI ASSISTANCE DE PROGRAMME.» au plus tard le 27 décembre 2020
: Jhpiego.guinea@gmail.com
Seuls
les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés et invité(e)s à fournir
les copies des diplômes et/ou attestations et deux photos d’identités.