TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN/E
ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE ET LOGISTIQUE
Termes de Reference pour
le recrutement d’un/e Assistant/e administratif/ve et logistique
COGINTA
est une organisation non gouvernementale, apolitique et à but non-lucratif dont
le siège est situé à Genève (Suisse), et qui dispose de deux représentations
régionales, l’une à Conakry en République de Guinée, l’autre à N’Djamena, en
République du Tchad. L’objectif de COGINTA consiste à soutenir les
gouvernements hôtes dans le renforcement des institutions judiciaires et
sécuritaires dans le respect des normes et principes de l’état de droit, et à
améliorer l’efficacité des institutions policières dans la prévention de la
violence, de l’insécurité et de la criminalité, afin de promouvoir un environnement
propice à la paix, au développement et à la cohésion sociale. COGINTA est
présent en Guinée depuis 2013, et intervient dans la réforme du secteur de
Sécurité et la réforme du secteur de la Justice.
Le « Projet
d’appui au renforcement de l’accès à la justice des personnes les plus
vulnérables en République de Guinée » (PARAJ), financé
par le 11ème Fonds européen de
développement (FED) et mis en œuvre par COGINTA en partenariat avec Les Mêmes
Droits pour Tous (MDT), l’Organisation Guinéenne de défense des Droits de
l’Homme (l’OGDH), et Avocats Sans Frontières-France (ASF-France), a pour
objectif global d’appuyer les organisations de la société civile en matière de
consolidation de l’Etat de droit, à travers le renforcement de l’accès à la
justice des personnes vulnérables et la lutte contre l’impunité en République
de Guinée.
Dans
le cadre de ce projet, COGINTA lance un appel à candidature pour le recrutement
d’un/e Assistant/e administratif/ve et logistique.
Lieux du poste : Conakry, avec
déplacements à l’intérieur du pays.
Tâches à accomplir :
Sous
la supervision de la Coordonnatrice du projet et du Responsable Comptable et
financier, l’Assistant/e administratif/ve et logistique accomplira les tâches
suivantes :
En tant qu’assistant/e
administratif/ve :
·
Appuyer la Coordonnatrice du projet dans l’établissement des
états de besoins et préparer les bons de commandes ;
·
En lien avec les Responsable Comptable et financier, négocier et
rédiger les contrats avec les prestataires selon les besoins du projet ;
·
Appuyer la gestion du personnel local (élaboration des contrats
de travail, contrôle des feuilles de temps, gestion des congés et autres
absences…) ;
·
Fournir un appui au suivi des contrats locaux : loyers,
taxes, assurances, emplois contractuels;
·
Procéder aux différents paiements après contrôle et validation
du Responsable Comptable et financier en lien avec la Coordonnatrice du
projet ;
·
Assister le Responsable Comptable et financier dans la
préparation des ordres de virement et chèques de paiement ;
·
Classer systématiquement tous les documents comptables et pièces
justificatives conformément aux recommandations du manuel de procédures ;
·
Élaborer et archiver tous les ordres de mission du projet ;
·
Apporter un appui administratif au bon déroulement des activités
sur le terrain (location de salle, demande de devis, etc.) et logistique
(location de véhicules, réservation de billets d’avion, réservation
d’hébergement, etc.) ;
·
Convoquer les réunions et en rédiger le compte rendu en
lien avec la coordonnatrice du projet;
·
Assurer la tenue et le classement de tous les documents
administratifs (courriers, rapports, dossiers du personnel, contrats,
conventions, PV réunions…).
En tant qu’assistant(e)
logistique :
·
Apporter l’appui logistique nécessaire à l’organisation des
activités du projet (ateliers de formation, réunions, missions…) en
collaboration avec la coordonnatrice et le responsable comptable et financier ;
·
Participer au processus d’acquisition des biens conformément à
la demande du projet en collaboration avec la Coordonnatrice et le Responsable
comptable et financier ;
·
Assurer la gestion des stocks de biens, fournitures et
consommables du projet ;
·
Effectuer le suivi logistique et administratif des motos et
véhicules (remplissage tableau de bord véhicule, alerte visite technique et
suivi des réparations) et apporter une analyse à leur utilisation en lien
avec le Responsable comptable et financier ;
·
Remplir le tableau de suivi et gérer les mouvements des
véhicules et du personnel ;
·
Participer à la mise à jour de la liste d’inventaire du matériel
et des équipements des projets ;
·
Assurer une vérification mensuelle sur la base des tableaux de
bord, de la consommation des véhicules et alerter le Responsable comptable et
financier et la coordination du projet sur d’éventuels problèmes
détectés ;
·
Participer à la mise à jour du plan de sécurité incluant une
analyse du contexte sécuritaire, les mesures à prendre en fonction de
l’évolution de la situation, un plan d’évacuation sécuritaire ou sanitaire, et
une liste de contact d’urgence, en lien avec la Direction Pays ;
·
Analyser les besoins et anticiper les ruptures de stocks ;
·
Élaborer un rapport logistique mensuel incluant les aspects
sécuritaires.
Profil recherché :
·
Formation : Niveau Licence minimum (Baccalauréat + 3) dans le
domaine de la comptabilité, gestion ou équivalent ;
·
Maitrise des outils informatiques (base de données, logiciel
comptable, etc.) ;
·
Bonne connaissance de la législation guinéenne et des procédures
applicables aux projets financés par l’Union européenne ;
·
Expérience pratique dans la gestion administrative et logistique
;
·
Expérience d’au moins deux (02) années à un poste similaire ;
·
Capacité à effectuer des déplacements sur le territoire national
et à travailler sous pression ;
·
Connaissance de l’anglais sera un atout ;
·
Expérience dans l’exécution d’un projet financé par l’Union
européenne sera un atout.
Compétences
requises :
Savoir-faire
·
Capacités d’analyse et de synthèse ;
·
Capacités rédactionnelles ;
·
Capacités organisationnelles.
Savoir-être
·
Rigueur, autonomie ;
·
Conduite éthique conformément aux codes professionnels et
organisationnels reconnus ;
·
Capacité à travailler en équipe projet et en réseau ;
·
Force de proposition, de conviction ;
·
Dynamisme, sens de l’écoute ;
·
Goût pour l’échange et l’apprentissage ;
Dossier à fournir :
·
Une lettre de motivation ;
·
Un Curriculum Vitae avec le nom de trois personnes de référence
·
Une photo d’identité ;
·
Photocopie (s) du ou des diplômes et attestations.
Le
dossier de candidature doit être transmis, au plus tard le lundi 11 janvier 2021 à
16h 00, à l’adresse suivante : eckert@coginta.org en
mettant en objet du mail, la mention « RECRUTEMENT ASSISTANT(E)
ADMINISTRATIF/VE ET LOGISTIQUE ».