Description de fonctions
Référence du poste : Conakry/009/2019
| I. Renseignements sur le poste | |
| Titre Grade Lieu d’affectation | Assistant Admin /Logistique UG Kankan |
| Sous l’autorité directe de | Chargé de Logistique et d’Approvisionnement (CLA) |
| Relations transversales | NRMO |
| Sous l’autorité générale du | RMO |
| Type de contrat | Spécial courte durée, 06 mois renouvelables |
| II. Cadre et champ d’activité organisationnel |
| Dans le cadre du projet intitulé « renforcement de la gouvernance des migrations et de support à la réintégration des migrants guinéennes », financé par l’Union Européenne, le titulaire du poste, sous la supervision directe du chargé de logistique et d’approvisionnement (CLA) et la supervision générale du gestionnaire du programme ; effectuera le suivi quotidien des opérations de logistique et d’approvisionnement (bureaux de Kankan), en parfait accord avec les règles et procédures de l’OIM, et les exigences du bailleur. |
| III. responsabilités |
| Le titulaire du poste sera affecté entre autres, aux tâches suivantes : · Effectuer, en coordination avec le CLA, les différentes opérations d’approvisionnement en maintenant une stricte conformité avec les recommandations du manuel des achats de l’OIM ; · Lorsqu’applicable, faciliter les procédures d’appel à proposition à travers des appels d’offres publics par la publication dans les journaux requis ; · Supporter la préparation des documents d’appel d’offres et veiller à la conservation efficiente des divers documents des dossiers d’achat (registres des dossiers, tenir la trésorerie, de pré-soumission, réunions de soumission, l’évaluation de la résolution de la soumission de prix. Avis d’attribution) ; · Suivre et faciliter le processus d’achat, notamment dans les phases de préparation des offres, d’analyse des bons de commande, d’établissement des contrats, etc. Assurer la fluidité du circuit administratif pour l’obtention des autorisations légales (internes et externes) ; · Identifier des fournisseurs et maintenir une base de données avec les plus pertinents, pour les besoins (d’approvisionnement en) matériels du projet ; · Assurer la liaison avec les partenaires gouvernementaux pour les fournitures de matériels et autres services d’ordre logistique qui seront conduits dans le cadre du projet ; · Contrôler la qualité et la spécification des biens reçus et livrés aux endroits prévus. Veiller à ce que les marchandises soient en bon état et que les bonnes quantités soient reçues ; Coordonner avec le personnel d’approvisionnement (et les chefs de sous-bureaux) sur le terrain en ce qui concerne les calendriers de livraison, au besoin; · Assurer au jour le jour les fonctions d’approvisionnement et de la logistique en cas de besoin ; Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être confiées au candidat. |
| IV. Compétences/APTITUDES |
| Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes : Valeurs • Inclusion et respect de la diversité : respecte et favorise les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion chaque fois que possible. • Intégrité et transparence : maintien des normes éthiques élevées et agit en conformité avec les principes / règles de l’organisation et les normes de conduite. • Professionnalisme : démontre sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour faire face aux défis quotidiens. Compétences essentielles – Indicateurs de comportement • Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats. • Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière opportune et axée sur le service ; est orienté vers l’action et engagé à atteindre les résultats convenus. • Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover. • Responsabilité : assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué. • Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante. |
| Aptitudes Techniques • Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, des affaires), fiscalité, audit, contrôle de gestion en Guinée (fournisseurs, transitaires, transporteurs, plateformes et bases logistiques) et des relations contractuelles avec ces acteurs. • Connaissance de base en gestion pour l’élaboration et le suivi d’un budget de commande. • Connaissance de la règlementation et des exigences en matière de gestion financière et de gestion des actifs serait un atout |
| V. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES |
| •Titulaire d’un diplôme (BTS) en gestion Logistique, comptabilité / finance, gestion administrative, assorti d’une expérience prouvée de 3 ans dans les domaines cités ; •Connaissance approfondie en logistique en général et en procédures d’achat en particulier. •Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point,). |
| VI. Langues |
| Obligatoires |
| Ø Une parfaite connaissance du français et de l’anglais (bonne capacité rédactionnelle et de communication) Ø Une parfaite connaissance des langues nationales est un atout ; |
| Recommandations : Les femmes qualifiées et professionnelles sont encouragées à appliquer. |
Les dossiers de candidature devront comprendre :
- Lettre de motivation indiquant le titre et numéros du poste
- Curriculum Vitae à jour
- Les photocopies des Diplômes, certificats et attestations de travail
- Références des 03 derniers Superviseurs directes (Nom, courriel, nom du service et Contact téléphonique)
Toutes les candidatures seront envoyées en ligne au plus tard le Mardi 16 Avril 2019 à travers l’adresse suivante : HRrecruitmentunit@iom.int avec pour objet le titre du poste ( Assistant Admin /Logistique UG ) tout en précisant le lieu d’affectation.
Toutes candidatures déposées sous pli fermé à la réception du bureau ne seront en aucun cas être considérées.
Les dossiers incomplets ne seront pas examinés et seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien.
