APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DE LA SOCIETE COPEOL GUINEE S.A
APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT
AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DE LA SOCIETE COPEOL GUINEE S.A
TERMES DE REFERENCE
1. 1. Introduction
·
Le Conseil d’Administration invite les cabinets d’audit à soumettre des
offres techniques et financières pour l’audit financier et comptable de la
société COPEOL GUINÉE S.A. L’offre pourrait constituer la base de négociations
futures et, en dernier lieu, du contrat entre votre cabinet et la société. Le
contrat couvrirait initialement la période de l’exercice en cours.
·
Le coût de préparation de l’offre et de conduite de l’étude préliminaire,
ou de toute réunion pour la présentation orale, devra être pris en charge par
votre cabinet, quel que soit le déroulement ou l’issue du processus
d’engagement. Les offres doivent offrir des services répondant à toutes les
obligations : les offres ne couvrant qu’une partie des services seront
rejetées.
·
À tout moment avant la présentation des offres, la société peut, de sa
propre initiative ou en réponse à une demande de clarification émanant d’un
soumissionnaire, modifier par amendement les documents d’invitation.
L’amendement sera communiqué par écrit, ou fac-similé à tous les cabinets
candidats, et ces derniers devront le respecter. La société peut, à sa
discrétion, repousser la date limite de soumission des offres.
·
Pour être recevable, tous les documents constituant l’offre commerciale
doivent être valables pendant une période de 90 jours calendaire après la date
de dépôt des offres.
2. Historique
2.1. La société
a été créée depuis 2012. Elle est une société anonyme avec Conseil
d’Administration, et les statuts de la société lui confèrent le rôle et des
missions fondamentales.
3. Objectif de l’audit
externe
3.1. L’objectif
de l’audit des comptes de la société de la période allant du 01 juin
2018 au 31 aout 2020 est de permettre à l’auditeur
d’exprimer une opinion professionnelle sur les procédures de dépenses et leurs
qualités afin de permettre au conseil d’administration et à la Direction
actuelle de savoir réellement la situation des comptes de la société dans le
but de prendre des décisions stratégiques et de réorientations.
3. Etats financiers et
autres informations
3.1. La société
mettra toutes les informations nécessaires à la disposition de l’auditeur pour
faciliter la réalisation de sa mission.
3.2. L’auditeur
aura accès à tous les documents, ainsi qu’à la correspondance et à toute autre
information relative à la société qui seront jugés nécessaires.
4. Audits des années
antérieures
4.1. La société
a été auditée lors des années précédentes par des auditeurs externes, il est
important pour l’auditeur externe d’examiner attentivement tous les soldes
d’ouverture de l’exercice 2018 et 2019.
5. Calendrier de l’audit
5.1. L’auditeur
externe remettra à la direction de la société un rapport préliminaire écrit au
plus tard dix (10) jours après la phase de terrain au cours d’une réunion de
synthèse. L’auditeur externe présentera après cette phase de débat
contradictoire ses premières conclusions à la Direction Générale.
5.2. L’auditeur doit
effectuer une mission d’audit au sein de l’usine à Dabola.
5.3. Le projet de
rapport avec l’opinion d’audit doit être remis 20 jours au plus tard après la
passation du marché. Une discussion sur le projet de rapport, après les
observations de la société, devra avoir lieu au siège de la société entre
l’auditeur externe et la Direction Générale, avant la restitution finale.
5.4. L’auditeur
externe remettra le Rapport définitif et signé à la société, au plus tard
quinze (5) jours après discussions et réception des commentaires de la société.
5.5. Le rapport sera
communiqué à la direction de la Société et au Conseil d’Administration en
version électronique et sur papier.
6. Communications de la
méthodologie de travail
6.1. L’auditeur
candidat doit inclure dans sa proposition son approche d’audit et le programme
d’audit prévu avant le début de la mission.
6.2. L’associé
et le manager de l’audit devront assister à toutes les réunions avec les dirigeants
de la société.
6.3. Si les
auditeurs externes découvrent des erreurs, irrégularités, ou actes frauduleux
au cours de leur travail, ils devront en faire part immédiatement à la
Direction Générale de COPEOL GUINEE S.A.
7. Etude préliminaire
7.1. Les
candidats peuvent mener une étude préliminaire à leurs propres frais. Une
équipe du cabinet d’audit peut passer au minimum deux journées au siège de la
société, afin d’examiner les systèmes et processus principaux. Les impressions
et conclusions de cette étude préliminaire devront être intégrées dans la
proposition d’offre d’audit.
8. Structure de l’offre
technique et informations supplémentaires
8.1. Toute
proposition d’offre doit comporter les informations suivantes, être organisées
en quatre sections comme indiqué, et ne pas dépasser 20 pages (hors CV des
auditeurs).
8.2.
Présentation du cabinet. Procurer au minimum les informations suivantes :
·
Description et expérience : Enoncer le statut juridique du cabinet et son
expérience dans l’audit en général et l’audit des sociétés en particulier.
Préciser le nombre total d’auditeurs employés ou consultants du cabinet.
Indiquer les services offerts par le cabinet. Préciser si le cabinet est
associé ou affilié à une organisation professionnelle d’experts-comptables.
·
Indépendance du cabinet. Indiquer si l’une des personnes citées ci-dessus
(ou son conjoint ou l’un de ses proches) est employée par COPEOL GUINEE S.A ou
dirige la société, ou entretient une quelconque relation quelle qu’en soit la
nature avec la société. Si oui, en préciser la nature.
·
Normes et procédures d’audit. Enoncer brièvement les procédures internes
utilisées pour garantir un travail et des services de qualité.
8.3.
Compréhension du travail. Exposer sa compréhension du secteur d’activité de la
société, car la société évolue dans l’huilerie, et de la nature du travail.
8.4. Approche d’audit.
Décrire l’approche d’audit proposée et le calendrier des travaux.
8.5. Equipe
d’audit. Pour chacun des membres de l’équipe d’audit, décrire les tâches de la
mission et évaluer le niveau de participation. Pour chacun des auditeurs
participant à cette mission, joindre un CV.
9. Offre financière
9.1. Chaque candidat
doit soumettre séparément une offre financière. L’offre financière doit inclure
tous les coûts inhérents à la réalisation de la mission d’audit. Tous les coûts
seront indiqués en francs guinéens (GNF).
10. Présentation
10.1. Dans le
cadre du processus de sélection, les trois soumissionnaires ayant obtenu les
scores les plus élevés pourraient être sollicités pour répondre aux questions
du Comité de Sélection.
11. Dépôt et dates limites
11.1. L’offre
technique et l’offre financière devront être rédigées en langue française et
soumises séparément à la société. Elles doivent être placées dans deux (02)
sous enveloppes différentes et remises dans une même enveloppe sous pli fermé
et porter la mention « Audit Comptable et Financier de la société COPEOL
GUINEE S.A » au plus tard le mercredi 30 décembre 2020 à 16
heures 00 (GMT).
11.2. Toutes les
offres ainsi que la correspondance doivent être adressées à :
la Direction Générale
de la Société COPEOL GUINEE S.A, située au quartier minière, Immeuble VIP, au 1er Etage,
bâtiment B-1-1. Contact : 00224-621-54-93-63/ 622-94-37-05.
11.3. Les offres
doivent être envoyées par courrier recommandé avec accusé de réception et par
mail à l’adresse suivante : secretariat.dabola@copeol.com
11.4
Les plis déposés postérieurement ne seront pas admis.
12. Sélection du cabinet
12.1. Le cabinet
d’audit est choisi par le Comité de sélection,
12.2 La méthode de
sélection est celle fondée sur la « qualité technique et le coût » basée
notamment sur l’expérience du cabinet, la qualification des experts, la
méthodologie de travail proposée et le montant de la proposition.
LA DIRECTION GENERALE
Conakry, 14 Décembre 2020